电子会议签到系统

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北京会圣科技有限公司四川办事处

选举通在原有为人大、政协换届会议提供远距离智能签到系统的基础上,发展出可以支持立柜式刷卡签到、桌面刷卡签到、二维码签到、条形码签到、身份证签到等多种电子签到服务,可以服务于各类行业协会、高端论坛、宴会、新闻发布会等,帮助客户完善会议注册流程,实现来宾注册、会议入场、就餐刷卡、晚宴抽奖等全电子化管理,提高会议效率,为会议后期的数据分析和处理基础数据。 功能特点: ? 支持多种签到设备(远距离通道机、立柜刷卡机、二维码识读器、条形码扫描器、身份证阅读器等) ? 签到系统支持单机和网络版,会议注册人数、入场人数、就餐人数等实时可见。 ? 支持晚宴抽奖,活跃会场气氛。 ? 来宾会议期间全过程电子管理,有利于后期数据分析和处理。 一、通道式签到   这是比较高档的方式,目前主要应用在人大、政协或一些比较高端的论坛或峰会中,通道式签到就是在会场入口放置类似超市出口安全门的两道通道(当然在技术上完全不同,只是放置方式类似)。参会人员只需通过会议签到入口,系统就会快速识别验证参会人员信息,并可以在前方或侧面等离子大屏幕上显示欢迎信息。   通道式签到的优点,主要有以下几点:   1) 不用主动刷卡。参会人员只要是佩戴特制的出席证或代表证,经过通道时,系统就能主动识别,并可以在屏幕上显示代表信息或欢迎信息。   2) 可检测人员进出方向。通道上有四组红外装置,可以检测人员进出方向,这对于有些需要实时统计会场实际人数的会议非常重要。例如人大或政协的换届选举会议等。   3) 非法人员报警。对于没有携带出席证,或没有注册的人员进入会场时,设备可以主动报警,防止非法人员进入。   另,一般来讲,通道式签到还要和手持式签到机(PDA)相配合,主要有两个目的:   1、 一般会场有小门,有时候需要安排一个人拿手持式签到机进行签到。   2、 有时候主席台成员,或贵宾并不从通道过,所以他们在贵宾室休息时就用手持式签到机对每位来宾进行签到。   应用范围:   1、 人大、政协或比较高端的论坛等。   2、 人流量比较大、需要快速电子签到的客户。 二、 手持式智能签到机      产品名称:手持式签到机   产品用途:配合电子会议签到系统,实现移动远距离的会议签到,具有界面友好、使用方便的特点   产品特点:   在具备SD卡接口的笔记本电脑、PDA、智能手机上插入一个SD卡接口的无线射频识别(RFID)读写器, 配上相应的签到软件,就可以成为一个具有RFID读写能力的手持式读写器。   特点:   1、 实现移动远距离签到。采用WIFI无线局域网通信,室内距离可以达到80-100M,数据传输速率高。   2、 界面友好。彩色屏幕显示,签到时可以及时显示签到者的信息   3、 便携性高。对于一些小型会议,如果不方便布置通道式签到机,则完全可以用此设备替代签到。   4、 兼容性强。SDRD卡可以安装在多款PDA、掌上电脑以及智能手机上,因此系统兼容性强,可以同时用于移动办公、手机电话,充分提高了设备的利用率。 三、 刷卡签到(立柜式签到)    此处讲刷卡所用的卡,一般是指非接触式ID卡,造价比较低,在会议入口,放置立柜式签到机(也可以是桌面式的),参会人员入场时,只需要象坐公交车刷卡一样,轻轻接触或靠近读卡器,就可以读取到卡片信息,进行会议签到,同时签到机屏幕显示相关人员信息。   特点:   1、 制卡成本比较低。   2、 会议签到速度比较快,一般不会太拥堵。   3、 现场也比较显得体面,能够显示出会议的档次。   4、 租赁使用时,设备可以开始摆在会场门口作为会议签到,待会议签到结束后,就可以挪到餐厅门口,作为自助餐的就餐刷卡。   对于有些会议,如果主办单位提供食宿的,可以让参会人员在入住宾馆的时候进行注册签到,因为来的人员一般不那么集中,这时候可以现场制卡发卡的。而在正式会议或餐厅门口,就可以直接刷卡了,可以实时显示就餐人数。 四、 条形码签到   如果会议预算比较少,还可以采用条形码签到,在会议的出席证,或者邀请函上贴上(或者提前打印上)条形码,这样现场入会时,由礼仪人员用扫描条码设备进行扫描,完成会议签到。   特点:   1、 制作条形码费用比较低。条码技术是比较成熟的一项技术,打印一个条码也就是2、3角钱,租赁扫描枪也比较便宜,再加上软件及现场技术人员服务费用,也就是几千元,一般客户都能接受。 2、 在现场扫描签到后,可以通过现场的声音欢迎词,或者等离子屏幕等,显示会议签到信息,提高会议的档次。 3、选举通新推出无线条码扫描枪(可存储10万条条码数据),方便会议门口的现场布置,提高通过效率。 五、 拍照签到 拍照签到有两种,一种是放在桌面上的,一种是立柜式的。 入口,来宾可以通过现场的摄像头进行拍照,直接在屏幕上写签名等。   优点:   1) 不需要提前制卡或制作条形码。   2) 可以通过背景的选择制作一些卡通形象,增加趣味性,就像是大头贴一样。   缺点:   1) 会影响签到速度,因为每个人签到的时间不一定,例如有的人对拍摄效果觉得不好,可能不断重拍,影响签到速度。   2) 为保证摄像效果,要用比较好的摄像头,或直接就用数码相机。但如果想拍摄效果更好些,对现场光线还有一定要求。   应用范围:还是用于婚礼庆典比较多,一个是来宾时间不固定,一般不会在门口拥堵。第二,即使有些拥堵排队,因为来人都是亲戚朋友,大家等待一会儿一般也没什么意见。 六、 二代身份证签到 对于一些要求实名制入场的会议(例如人大、政协、高端会议等),可以使用二代身份证读写器直接读取身份证的信息,与参会数据库核对身份。二代读写器费用也不高,一般客户也可以接受。   优点:   1、 不需要提前做卡。   2、 比刷卡签到速度慢些,但比现场拍照及签名要快很多。   缺点:   1、 从技术角度,因为直接读写二代证,可以将来宾的籍贯、住址,甚至婚姻状况都能读出来,会让一些来宾感觉侵犯了隐私。   2、 有些人的身份证姓名,和他名片或常用的姓名不一致,会影响与参会人员数据库的比对结果。   3、 如果来宾没有携带身份证,或者只带了一代身份证,现场仍然需要手工签到,影响签到速度。 七、 手机二维码签到 手机二维码签到是指将会议报到信息保存到二维条码中,利用群发彩信或短信技术,将信息发送到参会者手机上。开会时,参会者出示二维码彩信或短信,使用特殊的二维码识别设备获取参会者的报到信息,完成会议的电子签到。   优点:   1、此种方式,适合不需要寄邀请函的,直接发给一个短信到时候来参会就行。   2、有些会议,会认为这种方式很时尚,也可以采用。   缺点:   1、一般此类签到仅用于会议的报到,对于开会时会场的签到,以及餐厅门口的就餐,就不太方便了。因为如果吃饭时还要翻出手机短信进行扫描就太麻烦了。   2、在实际应用中,有时候会有很多人没有接到短信的也来参会,这时还是要人工签到,起不到想象的效果。 选用和推荐原则   1、 适用原则。关键一点,是要适用。从实际情况上来看,无论采用哪种方式,都有优点和缺点,所以需要根据自身会议的特点、来宾的情况、希望达到的效果以及预算情况进行综合比较和分析。在和客户建议或推荐方案时,要对客户所办会议的情况了解的越多越好,就象是医院开药方一样,总是了解的越多,提供的建议或方案针对性就越强,越能够得到客户的理解和赞同。   2、 会议电子签到,在国内还属于比较新的产品和应用,所以对于多数参会人员来讲,还是比较新颖,比较上档次的,从我们实际做的各种会议来看,来宾持欢迎态度的还是多数。当然不能保证每个来宾对此方式都满意,也许有一些见多识广的来宾也见多了电子签到方式。但退一步想,如果仍回到传统的人工签到,在信息化高度发达的今天,来宾或许更不满意。所以选用的后,是选用大多数人普遍接受和欢迎的方式,让大多数来的人都能认同和欢迎的会议签到方式。 3、 现在多数会议的主办方,都是将整个会议布置、策划等委托给专业的广告公司或会议公司全程负责,所以在和客户接触时,要和客户站在一起,一起分析终用户的目的和要求,一起探讨可用的方案和方式。要相信,终用户的满意是大家共同的目标。

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